MWD / Gym System Gym စနစ်
Official Operational Manual တရားဝင် စနစ်သုံးစွဲမှု လက်စွဲစာအုပ်

Gym Management System — Complete User Guide & Admin Manual Gym စီမံခန့်ခွဲမှုစနစ် — အက်ဒမင်နှင့် ဝန်ထမ်း အသုံးပြုသူလက်စွဲ လမ်းညွှန်

A technical, operational, and financial manual engineered for fitness club owners, front-desk receptionists, and managers in Myanmar. Includes step-by-step procedures, role permission matrices, hardware scanner configuration, cash drawer reconciliation, and Telegram bot alerts. မြန်မာနိုင်ငံရှိ Gym ကာယလေ့ကျင့်ရေးစင်တာများ၏ ပိုင်ရှင်များ၊ ကောင်တာဝန်ထမ်းများနှင့် မန်နေဂျာများအတွက် ရေးဆွဲထားသော ပြည့်စုံသည့် လမ်းညွှန်ဖြစ်ပါသည်။ နေ့စဉ် တက်ရောက်မှုမှတ်တမ်းတင်ခြင်း၊ ငွေပေးချေမှုနှင့် ပြေစာ၊ စတိုးအရောင်းဆိုင်၊ နေ့စာရင်းပိတ်ခြင်းနှင့် Telegram အလိုအလျောက် သတင်းပို့စနစ်များ ပါဝင်ပါသည်။

Language: English ဘာသာစကား - မြန်မာယူနီကုဒ်
Timezone: Asia/Yangon (MMT) စံတော်ချိန် - ရန်ကုန် (MMT)
Currency: MMK (Myanmar Kyat) ငွေကြေး - မြန်မာကျပ် (MMK)
Stack: Laravel 11 + Livewire 3 + Alpine နည်းပညာ - Laravel 11 + Livewire 3 + Alpine
⚡

Quick Reference Matrix လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်မှု အမြန်လမ်းညွှန် ဇယား

Common daily front-desk and management actions at a glance နေ့စဉ် အသုံးများသော ကောင်တာလုပ်ငန်းများနှင့် လမ်းညွှန်ချက်များ

18 Actions လုပ်ဆောင်ချက် ၁၈ ခု 1-Click တစ်ချက်နှိပ်
# Action / Feature လုပ်ဆောင်ချက် Instruction လမ်းညွှန်ချက် Module ကဏ္ဍ
1 Search Check-in အမြန်တက်ရောက်မှု ရှာဖွေမှတ်တမ်းတင်ခြင်း Type name/phone/code in Quick check-in box -> Tap Check in အမြန်တက်ရောက်မှုအကွက်တွင် အမည်၊ ဖုန်း သို့မဟုတ် ကုဒ်ရိုက်ထည့်၍ "တက်ရောက်" ကို နှိပ်ပါ။ Check-in တက်ရောက်မှု
2 QR Code Check-in QR ကုဒ်ဖြင့် အလိုအလျောက် စစ်ဆေးခြင်း Tap Scan QR -> Point camera at member card "Scan QR" ကို နှိပ်ပြီး အသင်းဝင်ကတ်ရှိ QR ကုဒ်ကို ကင်မရာရှေ့ပြပါ။ Check-in တက်ရောက်မှု
3 Undo Check-in (Admin) မှားယွင်းတက်ရောက်မှု ပြန်ဖျက်ခြင်း (Admin) Click red trash icon on Recent Check-ins list -> Confirm လတ်တလောစာရင်းမှ အနီရောင် အမှိုက်ပုံးခလုတ်ကို နှိပ်၍ အတည်ပြုဖျက်ပါ။ Check-in တက်ရောက်မှု
4 Renew Membership အသင်းဝင် သက်တမ်းတိုးပေးခြင်း Open member profile -> Tap gold "Renew membership" -> Record payment အသင်းဝင်စာမျက်နှာမှ ရွှေဝါရောင် "သက်တမ်းတိုးရန်" ကို နှိပ်၍ ငွေသွင်းမှတ်တမ်းတင်ပါ။ Members အသင်းဝင်
5 Print Member Card အသင်းဝင်ကတ်ပြား ထုတ်ယူခြင်း On member profile, click "Print card" or "Save image" (PNG) အသင်းဝင်စာမျက်နှာမှ "Print card" သို့မဟုတ် "Save image" (PNG ဓာတ်ပုံ) ကို နှိပ်ပါ။ Members အသင်းဝင်
6 Self-Service Kiosk ကိုယ်တိုင်တက်ရောက်မှု စက်ဖွင့်လှစ်ခြင်း Click "Open kiosk" -> Tap "Lock kiosk" for front-desk tablet ဒက်ရှ်ဘုတ်မှ "Kiosk ဖွင့်ရန်" ကို နှိပ်ပြီး တက်ဘလက်အတွက် "Lock kiosk" နှိပ်ထားပါ။ Kiosk Kiosk စက်
7 POS Shop Sale အရောင်းဆိုင်မှ ပစ္စည်းရောင်းချခြင်း Go to Shop -> Tap Add on items -> Select payment -> Charge အရောင်းဆိုင်သို့သွား၍ ပစ္စည်းပေါ်တွင် "ထည့်မည်" နှိပ်ပြီး "ငွေရှင်းမည်" ကို နှိပ်ပါ။ Shop အရောင်းဆိုင်
8 Record Expense နေ့စဉ် အသုံးစရိတ် မှတ်တမ်းတင်ခြင်း Go to Expenses -> Enter Category, Amount & Note -> Save အသုံးစရိတ်သို့သွား၍ အမျိုးအစား၊ ပမာဏနှင့် မှတ်ချက်ဖြည့်ပြီး "သိမ်းမည်" နှိပ်ပါ။ Finance ဘဏ္ဍာရေး
9 Cash Expense from Drawer ကောင်တာငွေအံဆွဲမှ အသုံးစရိတ်ထုတ်ပေးခြင်း On Expenses form, tick "Paid with cash from the front-desk drawer" အသုံးစရိတ်တွင် "ကောင်တာ ငွေအံဆွဲထဲမှ ငွေသားဖြင့် ပေးခဲ့သည်" ကို အမှန်ခြစ်ပါ။ Finance ဘဏ္ဍာရေး
10 Sell a Day Pass တစ်ရက်သုံး လက်မှတ် ရောင်းချခြင်း Add a Day Pass product with "Track stock" unticked -> sell it in Shop "လက်ကျန် စာရင်းကိုင်မည်" ဖြုတ်ထားသော Day Pass ပစ္စည်းထည့်ပြီး အရောင်းဆိုင်တွင် ရောင်းပါ။ Shop အရောင်းဆိုင်
11 Follow-up Calls သက်တမ်းကုန်/ကုန်ခါနီး ဆက်သွယ်ခြင်း Go to Follow-ups -> Tap Call / Viber / SMS -> Record Result ပြန်လည်ဆက်သွယ်ရန် သို့သွား၍ ဖုန်းခေါ် / Viber / SMS နှိပ်ပြီး "ရလဒ် မှတ်တမ်းတင်" ပါ။ Follow-up ဆက်သွယ်ရန်
12 Close Day နေ့စာရင်း ပိတ်သိမ်းခြင်း Go to Close Day -> Count drawer cash -> Enter Cash Counted -> Close Day နေ့စာရင်းပိတ်ရန် သို့သွား၍ ငွေရေတွက်ပြီး "ရေတွက်ရသော ငွေသား" ထည့်ကာ နေ့စာရင်းပိတ်ပါ။ Finance ဘဏ္ဍာရေး
13 Retire an Old Plan Plan အဟောင်း ဖျက်သိမ်းရပ်ဆိုင်းခြင်း Plans -> Edit -> untick "Active" -> Save Plan အစီအစဉ်များ -> Edit -> "အသုံးပြုနေဆဲ" ကို ဖြုတ်ပြီး သိမ်းပါ။ Settings အပြင်အဆင်
14 Check-in Grace Days တက်ရောက်ခွင့် အပိုရက် သတ်မှတ်ခြင်း Gym Settings -> set "Check-in Grace Days" (0–14) -> Save Gym အပြင်အဆင် -> "တက်ရောက်ခွင့် အပိုရက်" (၀ မှ ၁၄ ရက်) သတ်မှတ်ပြီး သိမ်းပါ။ Settings အပြင်အဆင်
15 Telegram Summary Telegram သို့ နေ့စဉ်အနှစ်ချုပ် ပို့ဆောင်ခြင်း Gym Settings -> paste bot token -> Find Chat -> Save -> Send Test Gym အပြင်အဆင် -> bot token ထည့် -> Chat ရှာရန် -> သိမ်းမည် -> စမ်းပို့ရန်။ Settings အပြင်အဆင်
16 Sell a PT Package PT သီးသန့်နည်းပြ အစီအစဉ် ရောင်းချခြင်း Member page -> Personal Training -> Sell Package -> choose package, trainer & payment အသင်းဝင်စာမျက်နှာ -> PT သီးသန့်နည်းပြ -> "အစီအစဉ် ရောင်းမည်" -> နည်းပြနှင့် ငွေပေးချေမှု ရွေးပါ။ PT PT နည်းပြ
17 Record a PT Session PT လေ့ကျင့်ချိန် မှတ်တမ်းတင်ခြင်း Member page -> Use Session -> check trainer & date -> Record Session အသင်းဝင်စာမျက်နှာ -> "လေ့ကျင့်ချိန် သုံးမည်" -> နည်းပြနှင့် ရက်စစ်ပြီး "မှတ်တမ်းတင်မည်" နှိပ်ပါ။ PT PT နည်းပြ
18 Language Switch ဘာသာစကား ပြောင်းလဲအသုံးပြုခြင်း Tap the EN / MM toggle button in top bar or sidebar အပေါ်ဘား သို့မဟုတ် ဘေးမီနူးရှိ "EN / မြန်မာ" ခလုတ်ကို နှိပ်၍ ဘာသာစကား ပြောင်းပါ။ General အထွေထွေ
1

1. System Overview, Architecture & Layout ၁။ စနစ်ခြုံငုံသုံးသပ်ချက်၊ တည်ဆောက်ပုံနှင့် မျက်နှာပြင်

Engineered for Myanmar fitness clubs with 100–300 members အသင်းဝင် ၁၀၀ မှ ၃၀၀ ရှိသော Gym များအတွက် အထူးသင့်လျော်စွာ ရေးဆွဲထားခြင်း

The Gym Management System is an ultra-fast web application engineered specifically for single-branch fitness centers in Myanmar. Built on Laravel 11, Livewire 3, Alpine.js, and Tailwind CSS, it delivers near-instant response times on front-desk computers, tablets, and mobile phones.

Timezone & Currency Integrity

  • Asia/Yangon (MMT): All check-in timestamps, subscriptions, and financial closes operate strictly on Yangon standard time.
  • Integer MMK: Myanmar Kyat formatted cleanly without decimal distortion (e.g., 50,000 MMK).

High-Performance Data Engine

  • 17 SQL Queries on cold container renders with eager-loaded relationships (with('latestPayment.plan')).
  • Unique Composite Index on [member_id, checked_in_date] enforces strictly one check-in per day per member.

Responsive Viewport Layout Strategy

The system dynamically re-orders elements depending on screen size to optimize front-desk ergonomics: 

DESKTOP VIEWPORT (lg: >= 1024px)
1. KEY STAT METRICS: [Today's Check-ins] [Active Members] [Expiring Soon] [Expired] 2. 7-DAY ATTENDANCE TREND (Bar Chart) | 3. THIS MONTH OVERVIEW (New Members & Revenue) 4. QUICK CHECK-IN DESK (Search + QR) | 5. RECENT CHECK-INS TODAY (Undo privilege) 6. EXPIRING WATCHLIST (<= 3 Days) | 7. EXPIRED WATCHLIST (Quick Renew link) 
MOBILE VIEWPORT (< 1024px, Smartphones & Tablets)
1. KEY STAT METRICS (2x2 Grid with full-width figures) 2. FRONT-DESK ACTION DESK (Under thumb reach: Search + Camera QR button) 3. RECENT CHECK-INS (With tap targets >= 40px) 4. WATCHLISTS (Expiring Soon & Expired collapsible cards) 5. REFERENCE PANELS (Shifted below active workflow: 7-Day Chart & Monthly stats)

ဤ Gym စီမံခန့်ခွဲမှုစနစ် သည် မြန်မာနိုင်ငံရှိ အသင်းဝင် ၁၀၀ မှ ၃၀၀ ခန့်ရှိသော Gym ကာယလေ့ကျင့်ရေးစင်တာများအတွက် အထူးရည်ရွယ်၍ ရေးဆွဲထားခြင်းဖြစ်ပါသည်။ ကောင်တာကွန်ပျူတာများ၊ ထိတွေ့မျက်နှာပြင်ပါ တက်ဘလက်များနှင့် မိုဘိုင်းဖုန်းများပေါ်တွင် အလွန်ပေါ့ပါးမြန်ဆန်စွာ အသုံးပြုနိုင်ပါသည်။

စံတော်ချိန်နှင့် ငွေကြေးသတ်မှတ်ချက်

  • ရန်ကုန်စံတော်ချိန် (Asia/Yangon - MMT): မှတ်တမ်းများ၊ တက်ရောက်မှုအချိန်များနှင့် ရက်စွဲများအားလုံးကို မြန်မာစံတော်ချိန်ဖြင့် တိကျစွာ မှတ်တမ်းတင်ပါသည်။
  • မြန်မာကျပ်ငွေ (MMK): ဒသမကိန်းမပါဝင်ဘဲ ကော်မာထည့်သွင်းထားသော ဂဏန်းပုံစံဖြင့် ပြသပါသည် (ဥပမာ - ၅၀,၀၀၀ MMK)။

မြန်ဆန်သော နည်းပညာစနစ်

  • Database Query ပေါင်းစပ်မှုကို ၁၇ ခုအထိ လျှော့ချထားသဖြင့် နှေးကွေးခြင်းမရှိဘဲ ချက်ချင်း ပွင့်လာပါသည်။
  • အသင်းဝင်တစ်ဦးလျှင် တစ်ရက်တွင် တစ်ကြိမ်သာ တက်ရောက်နိုင်စေရန် Database အဆင့်တွင် တင်းကျပ်စွာ ထိန်းချုပ်ထားပါသည်။

မျက်နှာပြင်အရွယ်အစားအလိုက် ပြသပုံ မဟာဗျူဟာ

ကောင်တာတွင် အသုံးပြုရ အဆင်ပြေချောမွေ့စေရန် စခရင်အရွယ်အစားအလိုက် အောက်ပါအတိုင်း နေရာချထားပါသည် - 

ကွန်ပျူတာ မျက်နှာပြင် (Desktop >= 1024px)
၁။ အဓိက အညွှန်းကိန်း ၄ ခု - [ယနေ့တက်ရောက်သူ] [သက်တမ်းရှိအသင်းဝင်] [သက်တမ်းကုန်ခါနီး] [သက်တမ်းကုန်ဆုံး] ၂။ ၇ ရက်အတွင်း တက်ရောက်မှုဂရပ် (Bar Chart) | ၃။ ယခုလ ခြုံငုံသုံးသပ်ချက် (အသင်းဝင်အသစ်နှင့် ဝင်ငွေ) ၄။ အမြန်တက်ရောက်မှုကောင်တာ (ရှာဖွေခြင်း + QR) | ၅။ လတ်တလော တက်ရောက်သူများ (Admin မှ ပြန်ဖျက်ခွင့်) ၆။ ၃ ရက်အတွင်း သက်တမ်းကုန်မည့်သူများ | ၇။ သက်တမ်းကုန်ဆုံးသွားသူများ (သက်တမ်းတိုးရန် ခလုတ်) 
မိုဘိုင်းဖုန်းနှင့် တက်ဘလက် (Mobile / Tablet < 1024px)
၁။ အဓိက အညွှန်းကိန်းများ (၂ ခုတွဲ ဇယားကွက်) ၂။ ကောင်တာလုပ်ဆောင်ချက် အကွက် (လက်လှမ်းမီရာတွင် ရှာဖွေမှု + ကင်မရာ QR ခလုတ်) ၃။ လတ်တလော တက်ရောက်သူများ စာရင်း (နှိပ်ရလွယ်ကူသော ခလုတ်အရွယ်အစားများ) ၄။ သက်တမ်းကုန်/ကုန်ခါနီး စောင့်ကြည့်စာရင်းများ ၅။ လစဉ်စာရင်းနှင့် ၇ ရက်တက်ရောက်မှုဂရပ်
2

2. Roles & Permissions (Admin vs. Staff) ၂။ အသုံးပြုသူအဆင့်များနှင့် လုပ်ပိုင်ခွင့်များ (အက်ဒမင် နှင့် ဝန်ထမ်း)

Strict Role-Based Access Control (RBAC) protecting your gym financials လုပ်ငန်းလုံခြုံရေးနှင့် ငွေကြေးစာရင်း တိကျစေရန် ခွဲခြားထားသော လုပ်ပိုင်ခွင့်များ

The system enforces strict separation between front-desk reception duties and administrative control. Front-desk staff can record check-ins, register members, sell shop items, and input payments, but cannot delete records or alter historical financial numbers. စနစ်တွင် ကောင်တာဝန်ထမ်း (Staff) နှင့် စီမံခန့်ခွဲသူ (Admin) ဟူ၍ လုပ်ပိုင်ခွင့်အဆင့် ၂ ခု တိကျစွာ ခွဲခြားထားပါသည်။ ဝန်ထမ်းများသည် နေ့စဉ်လုပ်ငန်းများကို ချောမွေ့စွာ မှတ်တမ်းတင်နိုင်သော်လည်း စာရင်းဖျက်ခြင်းနှင့် ငွေကြေးဆိုင်ရာ အပြင်အဆင်များကို စီမံခန့်ခွဲသူသာ ပြုလုပ်နိုင်ပါသည်။

Capability / Action လုပ်ဆောင်ချက် / ကဏ္ဍ
Staff ဝန်ထမ်း
role: staff
Admin အက်ဒမင်
role: admin
View Dashboard & Attendance Metrics ဒက်ရှ်ဘုတ်နှင့် စာရင်းများ ကြည့်ရှုခြင်း ✓ Yes ✓ ရရှိ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Member Check-In (Search & QR Scan) အသင်းဝင် တက်ရောက်မှု မှတ်တမ်းတင်ခြင်း (ရှာဖွေခြင်း / QR) ✓ Yes ✓ ရရှိ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Launch Self Check-In Kiosk Mode ကိုယ်တိုင်တက်ရောက်မှုစက် (Kiosk) ဖွင့်လှစ်ခြင်း ✓ Yes ✓ ရရှိ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Unlock / Exit Kiosk with Admin Password Kiosk စက်အား စကားဝှက်ဖြင့် သော့ခတ်/သော့ဖွင့်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Create & Edit Member Profiles အသင်းဝင်အသစ် ထည့်သွင်းခြင်းနှင့် ပြင်ဆင်ခြင်း ✓ Yes ✓ ရရှိ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Delete Member Records Permanently အသင်းဝင် စာရင်းအား လုံးဝဖျက်ပစ်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Record Payments (Cash, KPay, Wave) ငွေပေးချေမှု မှတ်တမ်းတင်ခြင်း (Cash, KPay, Wave) ✓ Yes ✓ ရရှိ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Edit or Delete Payment Records ငွေသွင်းမှတ်တမ်း ပြင်ဆင်ခြင်းနှင့် ဖျက်ပစ်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Undo / Delete Mistaken Check-in မှားယွင်းတက်ရောက်မှုအား ပြန်လည်ဖျက်ပစ်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
View & Download Receipts and QR Cards ပြေစာနှင့် အသင်းဝင်ကတ် ထုတ်ယူခြင်း/ဒေါင်းလုဒ်ဆွဲခြင်း ✓ Yes ✓ ရရှိ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Front-Desk POS Shop Checkout ကောင်တာဆိုင်မှ ပစ္စည်းများ အရောင်းစာရင်းသွင်းခြင်း ✓ Yes ✓ ရရှိ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Add Products, Restock, Edit Prices ပစ္စည်းအသစ်ထည့်ခြင်း၊ ဈေးနှုန်းပြင်ခြင်း၊ ပစ္စည်းဖြည့်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Record Daily Operating Expenses နေ့စဉ် အသုံးစရိတ် မှတ်တမ်းတင်ခြင်း ✓ Yes ✓ ရရှိ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Delete Expense Records အသုံးစရိတ်စာရင်းအား ပြန်လည်ဖျက်ပစ်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
View Attendance & Financial P&L Reports တက်ရောက်မှုနှင့် ဘဏ္ဍာရေး အစီရင်ခံစာများ ကြည့်ရှုခြင်း ✓ Yes ✓ ရရှိ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Manage Membership Plans (Pricing/Days) အသင်းဝင် Plan အမျိုးအစားများ စီမံခန့်ခွဲခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Manage Staff Accounts & Reset Passwords ဝန်ထမ်းအကောင့်များ ထည့်သွင်းခြင်းနှင့် စကားဝှက်ပြင်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
View Security Audit Trail Logs စနစ်တစ်ခုလုံး၏ လုံခြုံရေးမှတ်တမ်း (Audit Log) ကြည့်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Gym Name, Logo & Color Presets Gym အမည်၊ လိုဂိုနှင့် Brand အရောင် ပြင်ဆင်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Telegram Bot Configuration Telegram နေ့စဉ်အစီရင်ခံစာ စနစ် ချိတ်ဆက်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Personal Training Trainers & Packages PT သီးသန့်နည်းပြနှင့် အစီအစဉ်များ ထည့်သွင်းပြင်ဆင်ခြင်း ✕ No ✕ မရပါ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Record PT Sessions & View Pay PT လေ့ကျင့်ချိန် မှတ်တမ်းတင်ခြင်းနှင့် နည်းပြခကြည့်ခြင်း ✓ Yes ✓ ရရှိ ✓ Yes ✓ ရရှိ
Security Policy: လုံခြုံရေး မူဝါဒ - Admins cannot delete their own account or demote their own role while logged in. စီမံခန့်ခွဲသူ (Admin) များသည် မိမိကိုယ်တိုင် အကောင့်ဝင်ထားစဉ် မိမိ၏ အကောင့်အား ဖျက်ပစ်ခြင်း သို့မဟုတ် အဆင့်လျှော့ချခြင်း ပြုလုပ်၍မရပါ။
3

3. Logging In & Language Preferences ၃။ အကောင့်ဝင်ရောက်ခြင်းနှင့် ဘာသာစကား ရွေးချယ်ခြင်း

Bilingual toggle, credential authentication, and local device persistence English နှင့် မြန်မာယူနီကုဒ် ချက်ချင်းပြောင်းလဲခြင်း

Authentication Steps အကောင့်ဝင်ရောက်နည်း

  1. Open the gym URL (e.g., https://app.yourgym.com) in Google Chrome or Safari. Chrome သို့မဟုတ် Safari ဘရောက်ဇာတွင် Gym ၏ လိပ်စာသို့ သွားပါ။
  2. Enter your assigned Email and Password. မိမိအား သတ်မှတ်ပေးထားသော အီးမေးလ်နှင့် စကားဝှက်ကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  3. Tap Sign In. Session cookies remain active for 30 days on trusted devices. Sign In ခလုတ်ကို နှိပ်၍ အကောင့်ဝင်ပါ။

Device Language Storage ဘာသာစကား မှတ်သားထားမှု

The language toggle is located at the bottom of the sidebar. It saves in browser localStorage: ဘာသာစကားပြောင်းခလုတ်သည် ဘေးမီနူးအောက်ခြေတွင် ရှိပြီး စက်တစ်ခုချင်းစီ၏ Browser ပေါ်တွင် သီးခြားမှတ်သားထားပါသည် -

Independent Terminals: စက်သီးခြားစီ အသုံးပြုနိုင်ခြင်း -

The front-desk counter tablet can stay in Myanmar language while the gym owner views reports on their personal phone in English. ကောင်တာရှိ ဝန်ထမ်းတက်ဘလက်တွင် မြန်မာဘာသာထားရှိပြီး ပိုင်ရှင်ဖုန်းတွင် အင်္ဂလိပ်ဘာသာ ထားရှိအသုံးပြုနိုင်ပါသည်။

4

4. Admin Dashboard Deep Dive ၄။ အက်ဒမင် ဒက်ရှ်ဘုတ် စနစ်အား အသေးစိတ် လေ့လာခြင်း

Real-time attendance counters, check-in desk, and renewal watchlists အချိန်နှင့်တစ်ပြေးညီ တက်ရောက်မှုစာရင်းနှင့် သက်တမ်းကုန်မည့်သူများ စောင့်ကြည့်စာရင်း

Gym Management System Admin Dashboard Screenshot

Figure 1: Admin Dashboard with live KPI counters, Quick Check-in Desk, and 7-day attendance trend. ပုံ (၁) - အဓိက အညွှန်းကိန်းကတ်များ၊ အမြန်တက်ရောက်မှုကောင်တာနှင့် ၇ ရက်အတွင်း တက်ရောက်မှုဂရပ် ပြသထားသော ဒက်ရှ်ဘုတ်။

Key Metric Stat Cards (KPI Tiles)

1. Today's Check-ins

Unique members attended today, with comparative diff against yesterday (vs 38 yesterday).

2. Active Memberships

Valid unexpired memberships. Flags unpaid registrations (:count without payment).

3. Expiring in 3 Days

Members lapsing within 72 hours. Note: "Remind them to renew".

4. Expired Members

Members whose plans have ended. Note: "Needs retention follow-up".

Quick Check-In Desk Workflows

A. Livewire Search Desk

Type 2+ characters of member's Name, Myanmar phone number (09xxxxxxxxx), or padded code (#000012). 300ms debounce displays photo, current plan badge, and Check In button.

B. Built-In jsQR Camera Scanner

Tap Scan QR to activate webcam or tablet rear camera. Point at card with payload format GYM-000012. Automatically checks in and refreshes dashboard stats within 1.2s.

Duplicate Check-in Guard: If a member scans twice on the same day, the system flashes amber alert: "Already checked in today (09:42)", strictly guaranteeing one attendance record per member per day.

Mistake Correction & Check-in Reversal (Admin Only)

Staff members can only record check-ins. If a check-in was registered by mistake (e.g. receptionist tapped wrong profile), an Admin can click the red trash icon beside the entry in Recent Check-ins. A modal confirms deletion, which restores the member's ability to check in and logs the action in the security audit trail.

အဓိက အညွှန်းကိန်း ကတ်ပြား ၄ ခု

၁။ ယနေ့ တက်ရောက်သူဦးရေ

ယနေ့ လာရောက်လေ့ကျင့်သူ ဦးရေနှင့် မနေ့က တက်ရောက်မှု နှိုင်းယှဉ်ချက် (မနေ့က ၃၈ ဦးထက် ပို/လို)။

၂။ သက်တမ်းရှိ အသင်းဝင်များ

သက်တမ်းမကုန်သေးသော အသင်းဝင် စုစုပေါင်း။ ငွေမသွင်းရသေးသော အသင်းဝင်များကို သတိပေးဖော်ပြခြင်း။

၃။ ၃ ရက်အတွင်း သက်တမ်းကုန်မည့်သူများ

၇၂ နာရီအတွင်း သက်တမ်းကုန်တော့မည့်သူများ (သက်တမ်းတိုးရန် ကြိုတင်သတိပေးရန် စာရင်း)။

၄။ သက်တမ်းကုန်ဆုံးသွားသူများ

အသင်းဝင်သက်တမ်း ကုန်ဆုံးသွားပြီးဖြစ်၍ ပြန်လည်ဆက်သွယ်ရမည့် အသင်းဝင်များ စာရင်း။

အမြန် တက်ရောက်မှုကောင်တာ အသုံးပြုပုံ

က။ အမြန်ရှာဖွေမှုစနစ် (Livewire Search)

အသင်းဝင်၏ အမည်၊ ဖုန်းနံပါတ် (၀၉...) သို့မဟုတ် ကတ်နံပါတ် (#000012) ကို ရိုက်ထည့်ပါ။ စာလုံး ၂ လုံး ရိုက်သည်နှင့် ဓာတ်ပုံ၊ အစီအစဉ်သက်တမ်းနှင့် တက်ရောက်မည် ခလုတ် ပေါ်လာပါမည်။

ခ။ ကင်မရာ QR Code စကင်နာ

Scan QR ခလုတ်ကို နှိပ်၍ ကင်မရာဖွင့်ပါ။ အသင်းဝင်ကတ်ပြား (GYM-000012) ကို ကင်မရာရှေ့ပြသပါက ၁ စက္ကန့်အတွင်း အလိုအလျောက် တက်ရောက်မှု မှတ်တမ်းတင်ပေးပါမည်။

တစ်ရက်လျှင် တစ်ကြိမ်သာ တက်ရောက်ခွင့် စနစ် - အသင်းဝင်တစ်ဦးသည် တစ်ရက်တည်းတွင် ၂ ကြိမ် စကန်ဖတ်မိပါက "ယနေ့ တက်ရောက်ပြီးဖြစ်ပါသည် (၀၉:၄၂)" ဟု သတိပေးချက် ပေါ်လာပြီး စာရင်းထပ်ခြင်းကို ကာကွယ်ပေးပါသည်။

မှားယွင်းတက်ရောက်မှု ပြန်ဖျက်ခြင်း (Admin သာ ဆောင်ရွက်နိုင်သည်)

ကောင်တာဝန်ထမ်းများသည် တက်ရောက်မှုသာ မှတ်တမ်းတင်နိုင်ပြီး ပြန်ဖျက်ခွင့်မရှိပါ။ အကယ်၍ အသင်းဝင်မှားယွင်းနှိပ်မိပါက အက်ဒမင် (Admin) အကောင့်ဖြင့် လတ်တလောစာရင်းရှိ အနီရောင် အမှိုက်ပုံးခလုတ်ကို နှိပ်၍ အတည်ပြုဖျက်နိုင်ပါသည်။ ထိုသို့ ပြန်ဖျက်လိုက်ပါက အသင်းဝင်အား ပြန်လည်တက်ရောက်ခွင့် ရရှိစေပြီး လုံခြုံရေးမှတ်တမ်းတွင် အလိုအလျောက် မှတ်သားထားမည် ဖြစ်ပါသည်။

5

5. Self Check-In Kiosk Mode ၅။ ကိုယ်တိုင်တက်ရောက်မှုစက် မုဒ် (Self Check-In Kiosk)

Turn iPads and Android touch tablets into front-door self-service terminals တက်ဘလက်များပေါ်တွင် အသင်းဝင်များ ကိုယ်တိုင် ကတ်ပြားပြ၍ တက်ရောက်နိုင်သော စနစ်

Gym Check-in Desk and Kiosk Interface

Figure 2: Self Check-In Kiosk Interface with high-contrast buttons, QR camera lens, and digit keypad. ပုံ (၂) - အသင်းဝင်များ ကတ်ပြားပြသနိုင်သော QR ကင်မရာနှင့် ဂဏန်းနှိပ်ခလုတ်များပါဝင်သည့် Kiosk မျက်နှာပြင်။

How Members Check Themselves In

  • Navigate to /kiosk on your entrance tablet.
  • Members present their digital or physical QR card to the front camera.
  • Alternatively, type their 6-digit member code (e.g., 000012) or phone number.
  • Screen displays a large green confirmation banner with member photo and resets after 3 seconds.

Tamper-Proof Kiosk Locking

  • Staff can tap Lock Kiosk before placing the tablet at the entrance.
  • Once locked, navigation menus and URL access are completely hidden.
  • Exiting locked kiosk mode strictly requires entering an Admin Email & Password, preventing unauthorized tampering.

အသင်းဝင်များ ကိုယ်တိုင် တက်ရောက်မှု မှတ်တမ်းတင်နည်း

  • ဝင်ပေါက်ရှိ တက်ဘလက်တွင် /kiosk စာမျက်နှာကို ဖွင့်ထားပါ။
  • အသင်းဝင်များသည် မိမိတို့၏ စမတ်ဖုန်းရှိ QR ကတ် သို့မဟုတ် ကတ်ပြားကို ကင်မရာရှေ့ ပြသပါ။
  • ကတ်မပါလာပါက ၆ လုံးပါ အသင်းဝင်ကုဒ် (ဥပမာ - 000012) သို့မဟုတ် ဖုန်းနံပါတ်ကို ရိုက်ထည့်နိုင်ပါသည်။
  • စခရင်ပေါ်တွင် ဓာတ်ပုံနှင့်တကွ အစိမ်းရောင် အောင်မြင်ကြောင်း ဘား ပေါ်လာမည်ဖြစ်ပြီး ၃ စက္ကန့်အကြာတွင် မူလအတိုင်း အလိုအလျောက် ပြန်လည်အဆင်သင့် ဖြစ်သွားပါမည်။

လုံခြုံသော Kiosk သော့ခတ်စနစ်

  • တက်ဘလက်ကို ဝင်ပေါက်တွင် မထားမီ ဝန်ထမ်းမှ Lock Kiosk ခလုတ်ကို နှိပ်ပါ။
  • သော့ခတ်ထားချိန်တွင် ဘေးမီနူးများနှင့် ဘရောက်ဇာ လိပ်စာရိုက်သည့် အကွက်များ လုံးဝ ပျောက်ကွယ်နေမည် ဖြစ်ပါသည်။
  • Kiosk မုဒ်မှ ထွက်ခွာရန် Admin အီးမေးလ်နှင့် စကားဝှက် ရိုက်ထည့်ရန် မဖြစ်မနေ လိုအပ်သဖြင့် မသမာပြင်ဆင်မှုများကို တားဆီးပေးပါသည်။
6

6. Member Management & Digital QR Pass ၆။ အသင်းဝင်များ စီမံခန့်ခွဲခြင်းနှင့် ဒစ်ဂျစ်တယ် QR ကတ်ပြား

Member registration, photo compression, filtering, and UTF-8 BOM CSV exports အသင်းဝင်အသစ်စာရင်းသွင်းခြင်း၊ ဓာတ်ပုံထည့်သွင်းခြင်းနှင့် Excel စာရင်းထုတ်ယူခြင်း

Gym Member Directory and Profile Management

Figure 3: Member Directory showing active status badges, plan durations, and action drawers. ပုံ (၃) - အသင်းဝင်များစာရင်း၊ အစီအစဉ်သက်တမ်းနှင့် အချက်အလက်စီမံခန့်ခွဲမှု မျက်နှာပြင်။

1. Registering Member

Full name, Myanmar mobile format (09xxxxxxxxx), gender, birthdate, and optional emergency notes.

2. Camera & Photo Upload

Snap directly with tablet camera. Automatically resized & compressed to max 1600px on private disk.

3. UTF-8 BOM CSV Export

Downloads complete spreadsheet encoded in UTF-8 with BOM, ensuring Myanmar Unicode renders cleanly in Microsoft Excel.

Digital Membership Pass & Viber Sharing

On each member's profile (/members/{id}), click Print Card to print on standard PVC card printers, or click Save Image (PNG) to download a crisp card graphic. Receptionists can send the PNG directly to the member via Viber or Telegram so they can save it in their smartphone photo album for 1-second front-desk scanning.

၁။ အသင်းဝင် မှတ်ပုံတင်ခြင်း

အမည်အပြည့်အစုံ၊ မြန်မာဖုန်းနံပါတ် (၀၉...)၊ ကျား/မ၊ မွေးသက္ကရာဇ်နှင့် အရေးပေါ် ဆက်သွယ်ရန် မှတ်ချက်များ ထည့်သွင်းခြင်း။

၂။ ကင်မရာနှင့် ဓာတ်ပုံရိုက်တင်ခြင်း

တက်ဘလက် ကင်မရာဖြင့် တိုက်ရိုက်ဓာတ်ပုံရိုက်နိုင်ပြီး ဖိုင်အရွယ်အစားကို အလိုအလျောက် ချုံ့၍ လုံခြုံစွာ သိမ်းဆည်းပေးပါသည်။

၃။ Excel (CSV) ထုတ်ယူခြင်း

UTF-8 with BOM ပုံစံဖြင့် ထုတ်ပေးသဖြင့် Microsoft Excel တွင် ဖွင့်ပါက မြန်မာယူနီကုဒ် ဖောင့်များ ပျက်ယွင်းခြင်းမရှိဘဲ တိုက်ရိုက်ပွင့်လာပါသည်။

ဒစ်ဂျစ်တယ် အသင်းဝင်ကတ်ပြားနှင့် Viber မှတစ်ဆင့် ပေးပို့ခြင်း

အသင်းဝင်တစ်ဦးချင်းစီ၏ စာမျက်နှာ (/members/{id}) တွင် Print Card ကို နှိပ်၍ ကတ်ထုတ်ပေးနိုင်သလို Save Image ကို နှိပ်၍ PNG ဓာတ်ပုံပုံစံဖြင့် ဒေါင်းလုဒ်ရယူနိုင်ပါသည်။ ထိုပုံကို Viber သို့မဟုတ် Telegram မှတစ်ဆင့် အသင်းဝင်ထံ ပေးပို့ထားနိုင်ပြီး အသင်းဝင်မှ ဖုန်းဖြင့် ပြသရုံဖြင့် စက္ကန့်ပိုင်းအတွင်း တက်ရောက်နိုင်ပါသည်။

7

7. Payments, Receipts & Renewals ၇။ ငွေပေးချေမှု၊ ပြေစာထုတ်ပေးခြင်းနှင့် သက်တမ်းတိုးခြင်း

Cash, KBZPay & WavePay tracking with required screenshot proof ငွေသား၊ KPay နှင့် Wave Pay မှတ်တမ်းတင်ခြင်းနှင့် ပြေစာထုတ်ပေးခြင်း

Recording Membership Payments

  1. Select a Membership Plan (e.g., 1 Month, 3 Months, 1 Year). Duration and MMK fee auto-populate.
  2. Select Start Date (defaults to today, or day after current active plan ends).
  3. System automatically calculates end date: start_date + duration_days - 1.
  4. Select Method: Cash, KPay, or WavePay.

Slip Proof & Receipts

  • Required Slip Upload: For KPay and WavePay, staff must upload the transaction screenshot before saving.
  • Slips are stored on private encrypted disk, viewable only by authenticated staff.
  • Formal Receipts: Instantly generate numbered printable PDF or PNG receipts featuring gym logo, receipt number, and staff signature.

အသင်းဝင်ကြေး ပေးချေမှု မှတ်တမ်းတင်ခြင်း

  1. အသင်းဝင် Plan အမျိုးအစား ကို ရွေးချယ်ပါ (ဥပမာ - ၁ လ၊ ၃ လ၊ ၁ နှစ်)။ သက်တမ်းရက်နှင့် ကျသင့်ငွေ အလိုအလျောက် ပေါ်လာပါမည်။
  2. စတင်မည့်ရက် ကို ရွေးပါ (ယနေ့ရက် သို့မဟုတ် လက်ရှိသက်တမ်းကုန်မည့် နောက်တစ်ရက်ကို အလိုအလျောက် ညွှန်းပေးပါသည်)။
  3. စနစ်မှ သက်တမ်းကုန်ဆုံးမည့်ရက်ကို အလိုအလျောက် တွက်ချက်ပေးပါသည် (စတင်ရက် + သက်တမ်းရက်ပေါင်း - ၁)။
  4. ငွေပေးချေနည်းလမ်း ရွေးပါ - ငွေသား (Cash)၊ KPay သို့မဟုတ် WavePay။

ငွေလွှဲစလစ်နှင့် တရားဝင်ပြေစာများ

  • ငွေလွှဲစလစ် တင်ရန် လိုအပ်ချက် - KPay နှင့် WavePay တို့ဖြင့် ပေးချေပါက ငွေလွှဲစလစ် Screenshot ကို မဖြစ်မနေ ထည့်သွင်းရပါမည်။
  • ငွေလွှဲစလစ်များကို စနစ်တွင် လုံခြုံစွာ သိမ်းဆည်းထားပြီး အခွင့်ရှိသူ ဝန်ထမ်းများသာ ကြည့်ရှုခွင့်ရှိပါသည်။
  • တရားဝင် ပြေစာ - Gym လိုဂို၊ ပြေစာနံပါတ်နှင့် ဝန်ထမ်းလက်မှတ်ပါဝင်သော ပရင့်ထုတ်နိုင်သည့် PDF သို့မဟုတ် PNG ပြေစာကို ချက်ချင်း ထုတ်ယူနိုင်ပါသည်။
8

8. Front-Desk Shop (POS & Inventory) ၈။ ကောင်တာ အရောင်းဆိုင် (Shop POS နှင့် ပစ္စည်းလက်ကျန်)

Merchandise, drinks, protein shakes, and untracked Day Pass sales အချိုရည်၊ ပရိုတင်း၊ အားကစားပစ္စည်းများနှင့် တစ်ရက်သုံး လက်မှတ် ရောင်းချခြင်း

Gym Front Desk POS Shop System

Figure 4: Front-Desk Shop POS with one-tap item additions, live cart calculations, and checkout modal. ပုံ (၄) - ပစ္စည်းများအား တစ်ချက်နှိပ်ရုံဖြင့် ရောင်းချနိုင်သော ကောင်တာ အရောင်းဆိုင် (POS) မျက်နှာပြင်။

Quick POS Checkout

Tap Add on items to place them in the cart. Review quantities, select payment method (Cash / KPay / Wave), and tap Charge. Prints a compact POS sales slip for the customer.

Selling Walk-In "Day Passes"

For walk-in visitors who pay per day, create a product named Day Pass and untick Track stock. It will never run out of inventory, while its revenue flows cleanly into Daily Close and Telegram summaries.

ကောင်တာ အရောင်းစာရင်း သွင်းခြင်း

ရောင်းချမည့် ပစ္စည်းများပေါ်တွင် ထည့်မည် (Add) ကို နှိပ်ပါ။ အရေအတွက် စစ်ဆေးပြီး ငွေပေးချေမှုပုံစံ (ငွေသား / KPay / Wave) ရွေးကာ ငွေရှင်းမည် (Charge) ကို နှိပ်ပါ။ ဝယ်ယူသူအတွက် အရောင်းပြေစာ ထုတ်ပေးနိုင်ပါသည်။

တစ်ရက်သုံး လက်မှတ် (Day Pass) ရောင်းချခြင်း

တစ်ရက်ချင်း လာရောက်ကစားသူများအတွက် Day Pass အမည်ဖြင့် ပစ္စည်းတစ်ခု ထည့်သွင်းထားပြီး လက်ကျန် စာရင်းကိုင်မည် (Track stock) ကို အမှန်ခြစ် ဖြုတ်ထားပါ။ ပစ္စည်းပြတ်သွားခြင်း မရှိဘဲ ဝင်ငွေစာရင်းနှင့် နေ့စဉ်အစီရင်ခံစာများထဲသို့ တိကျစွာ စာရင်းဝင်သွားပါမည်။

9

9. Expense Management ၉။ အသုံးစရိတ် စီမံခန့်ခွဲခြင်း (Expense Tracking)

Operational overhead tracking and the crucial cash drawer checkbox နေ့စဉ် အထွေထွေ အသုံးစရိတ်များနှင့် ကောင်တာငွေအံဆွဲ သီးသန့် အမှန်ခြစ်

Gym Operational Expenses Ledger

Figure 5: Operational Expenses Ledger with monthly cost breakdown and category grouping. ပုံ (၅) - အသုံးစရိတ် အမျိုးအစားအလိုက် လစဉ် ကုန်ကျစရိတ် စာရင်းဇယား။

CRITICAL: Front-Desk Drawer Cash Checkbox အထူးသတိပြုရန် - ကောင်တာငွေအံဆွဲမှ ပေးခဲ့သော စရိတ်

When recording an expense paid out of the reception cash drawer (e.g., buying cleaning soap or water bottles), you MUST tick: "Paid with cash from the front-desk drawer". Close Day subtracts only these flagged expenses from expected cash. If an expense paid via owner bank transfer is mistakenly ticked, or vice versa, the end-of-day drawer count will show as short or over. ကောင်တာငွေအံဆွဲထဲမှ ငွေသားထုတ်ယူ၍ သန့်ရှင်းရေးပစ္စည်းဝယ်ခြင်း စသည်တို့ကို သုံးစွဲပါက "ကောင်တာ ငွေအံဆွဲထဲမှ ငွေသားဖြင့် ပေးခဲ့သည်" ကို မဖြစ်မနေ အမှန်ခြစ်ပေးရပါမည်။ နေ့စာရင်းပိတ်ရာတွင် ထိုသို့ အမှန်ခြစ်ထားသော ကုန်ကျစရိတ်များကိုသာ အံဆွဲရှိရမည့်ငွေမှ နှုတ်ယူတွက်ချက်ပေးပါသည်။ အမှန်မခြစ်ပါက နေ့စာရင်းပိတ်ချိန်တွင် ငွေလိုနေသည်ဟု ပေါ်နေပါလိမ့်မည်။

10

10. Reports & Financial Insights ၁၀။ အစီရင်ခံချက်များနှင့် ဘဏ္ဍာရေးစာရင်း (Reports)

P&L ledger, membership vs shop revenue, and peak attendance analytics အသားတင် အမြတ်/အရှုံး တွက်ချက်မှုနှင့် လူအများဆုံး လာရောက်သော အချိန်များ

Gym Financial Reports and Attendance Analytics

Figure 6: Comprehensive Financial Statement showing Net Profit, Total Revenue, and attendance peaks. ပုံ (၆) - ဝင်ငွေ၊ အသုံးစရိတ်နှင့် အသားတင်အမြတ်ငွေ (Net Profit) ကို တိကျစွာ ပြသထားသော အစီရင်ခံစာ။

Profit & Loss Breakdown (MMK)

  • Membership Revenue: All subscription fees collected.
  • Shop POS Sales: Drinks, snacks, and merchandise.
  • Personal Training: PT package sales income.
  • Less Operating Expenses: Rent, power, maintenance.
  • Less Trainer Pay: Commission earned by PT trainers.
  • = Net Profit (Bold Emerald for profit, Rose for loss).

Attendance Insights & Excel Export

Track total monthly visits, average daily attendance, and busiest peak days of the week. Download separate Excel-ready CSV files for Revenue, Check-Ins, Members, Expenses, and Shop Sales.

အမြတ်/အရှုံး တွက်ချက်မှု (ကျပ်)

  • အသင်းဝင်ကြေး ဝင်ငွေ - ကောက်ခံရရှိသော အသင်းဝင်ကြေး အားလုံး။
  • အရောင်းဆိုင် ဝင်ငွေ - အချိုရည်၊ ဖြည့်စွက်စာနှင့် အားကစားပစ္စည်း ရောင်းရငွေ။
  • သီးသန့်နည်းပြ (PT) ဝင်ငွေ - PT အစီအစဉ် ရောင်းချရငွေ။
  • နှုတ် - လုပ်ငန်းသုံး စရိတ်များ - ဆိုင်ငှားခ၊ မီးဖိုးနှင့် ပြုပြင်စရိတ်များ။
  • နှုတ် - နည်းပြခ (Trainer Pay) - နည်းပြများသို့ ပေးရသော ကော်မရှင်ခ။
  • = အသားတင် အမြတ်ငွေ (Net Profit) (အမြတ်ထွက်ပါက အစိမ်းရောင်၊ အရှုံးပေါ်ပါက အနီရောင်ဖြင့် ပြသ)။

တက်ရောက်မှု လေ့လာဆန်းစစ်ချက်နှင့် Excel ထုတ်ယူခြင်း

လစဉ် လာရောက်လေ့ကျင့်မှု စုစုပေါင်း၊ နေ့စဉ် ပျမ်းမျှတက်ရောက်မှုနှင့် တစ်ပတ်အတွင်း လူအများဆုံး လာရောက်သော နေ့ရက်များကို ကြည့်ရှုနိုင်ပါသည်။ ဝင်ငွေ၊ တက်ရောက်မှု၊ အသင်းဝင်၊ အသုံးစရိတ်နှင့် အရောင်းစာရင်းများကို သီးခြား Excel CSV ဖိုင်များအဖြစ် ထုတ်ယူနိုင်ပါသည်။

11

11. Gym Settings & Custom Branding (Admin Only) ၁၁။ Gym အပြင်အဆင်နှင့် Brand အရောင် စိတ်ကြိုက်ပြင်ဆင်ခြင်း

Gym logo upload, 5 curated color presets, and Check-In Grace Days Gym လိုဂို၊ Brand အရောင်နှင့် ရက်လွန်တက်ရောက်ခွင့် အပိုရက် သတ်မှတ်ခြင်း

Gym Settings and Custom Branding

Figure 7: System Settings with real-time brand color theme selector and grace days setting. ပုံ (၇) - Gym အချက်အလက်များ၊ အရောင်အသွေးနှင့် စနစ်အပြင်အဆင်များ သတ်မှတ်နိုင်သော မျက်နှာပြင်။

Instant Color Themes

Select between curated presets (Pine, Ocean, Sunset, Royal, Crimson) or enter your exact brand HEX code. The entire application recolors dynamically without re-compiling assets.

Check-in Grace Days (0–14 Days)

Allow loyal members to check in for a few days after their plan expires (default 0). During grace days, the kiosk reminds them to renew and front-desk staff sees a badge, but attendance is not blocked.

Brand အရောင် စိတ်ကြိုက်ပြောင်းလဲခြင်း

စနစ်တွင် အသင့်ပါဝင်သော အရောင်များ (Pine, Ocean, Sunset, Royal, Crimson) ထဲမှ ရွေးချယ်နိုင်သလို မိမိ Gym ၏ သီးသန့် Brand HEX ကုဒ်ကိုလည်း ထည့်သွင်းနိုင်ပါသည်။ စနစ်တစ်ခုလုံး၏ အရောင်အသွေး ချက်ချင်း ပြောင်းလဲသွားပါမည်။

ရက်လွန်တက်ရောက်ခွင့် အပိုရက် (၀ မှ ၁၄ ရက်)

အသင်းဝင်သက်တမ်း ကုန်ဆုံးပြီးနောက် ရက်အနည်းငယ် အပိုတက်ရောက်ခွင့် ပေးထားနိုင်ပါသည် (မူလတန်ဖိုး ၀ ရက်)။ ထိုရက်များအတွင်း Kiosk စက်တွင် သက်တမ်းတိုးရန် သတိပေးမည်ဖြစ်ပြီး ဝန်ထမ်းများထံတွင် တံဆိပ်ပြသမည်ဖြစ်သော်လည်း လေ့ကျင့်ခွင့်ကို ပိတ်ပင်ထားမည် မဟုတ်ပါ။

12

12. Staff Accounts & Security Audit Log (Admin Only) ၁၂။ ဝန်ထမ်းအကောင့်များနှင့် လုံခြုံရေးလုပ်ဆောင်ချက် မှတ်တမ်း

Receptionist account management and forensic activity logging ဝန်ထမ်းအကောင့်များနှင့် မည်သူမည်ဝါ ဘာလုပ်ခဲ့သည်ကို မှတ်တမ်းတင်သော Audit Log

Staff User Account Management

User Management ဝန်ထမ်းအကောင့် စီမံခန့်ခွဲမှု

Security Audit Log Trail

Forensic Audit Log Trail လုံခြုံရေး မှတ်တမ်း (Audit Trail)

Audit Trail Guarantee

Every sensitive action—reopening a closed day, deleting a mistaken check-in, modifying member contact info, or altering settings—is written to an immutable audit_logs database table with timestamp, user ID, IP address, and old vs new data payloads.

လုံခြုံရေး စာရင်းမှတ်တမ်း အာမခံချက်

နေ့စာရင်း ပြန်ဖွင့်ခြင်း၊ မှားယွင်းတက်ရောက်မှု ဖျက်ခြင်း၊ အသင်းဝင်အချက်အလက် ပြင်ဆင်ခြင်း သို့မဟုတ် Setting ပြင်ဆင်ခြင်းစသော အရေးကြီးသည့် လုပ်ဆောင်ချက်တိုင်းကို မည်သူမည်ဝါ၊ မည်သည့်အချိန်၊ မည်သည့် IP လိပ်စာမှ မူလအချက်အလက်ကို မည်သို့ပြင်ဆင်ခဲ့သည်ကို ဖျက်၍မရသော audit_logs စာရင်းတွင် အမြဲမှတ်သားထားပါသည်။

13

13. PWA Installation & Offline Protection ၁၃။ ဖုန်း/တက်ဘလက်တွင် App အဖြစ် ထည့်သွင်းခြင်းနှင့် အော့ဖ်လိုင်းအခြေအနေ

Install as a desktop or iPad standalone application အင်တာနက်ပြတ်တောက်ပါက စာရင်းမှားယွင်းမှု မရှိစေရန် ကာကွယ်ခြင်း

Install to Home Screen

Tap "Add to Home Screen" on Safari (iOS/iPadOS) or Chrome (Android/Windows). The app launches in full-screen standalone window without browser address bars.

Strict Financial Integrity Guard

If the internet connection drops, an informative offline banner appears. To protect financial integrity, check-ins and payments are safely paused until connectivity restores, preventing duplicated records or lost cash tallies.

စခရင်ပေါ်တွင် App အဖြစ် ထည့်သွင်းခြင်း

Safari (iPad/iPhone) သို့မဟုတ် Chrome (Android/Windows) တွင် "Add to Home Screen" ကို နှိပ်ပါ။ စနစ်သည် ဘရောက်ဇာလိပ်စာဘားများ မပါဘဲ သီးသန့်ဆော့ဖ်ဝဲကဲ့သို့ မျက်နှာပြင်ပြည့် ပွင့်လာပါမည်။

ငွေကြေးစာရင်း မမှားယွင်းစေရန် အော့ဖ်လိုင်း ကာကွယ်မှု

အင်တာနက် လိုင်းပြတ်တောက်သွားပါက အသိပေးဘားတစ်ခု ပေါ်လာပါမည်။ ငွေကြေးနှင့် စာရင်းများ ကွဲလွဲမှုမရှိစေရန် အင်တာနက် ပြန်လည်ရရှိချိန်အထိ တက်ရောက်မှုနှင့် ငွေသွင်းစာရင်းများကို ယာယီရပ်တန့်ပေးထားပြီး စာရင်းထပ်ခြင်း သို့မဟုတ် ငွေပျောက်ခြင်းတို့ကို ကာကွယ်ပေးပါသည်။

14

14. Follow-ups (Renewal Call List) ၁၄။ ပြန်လည်ဆက်သွယ်ရန် စာရင်း (Follow-ups)

Front desk's daily renewal pipeline, Viber shortcuts, and birthday reminders သက်တမ်းကုန်မည့် အသင်းဝင်များအား ဖုန်းခေါ်/Viber မက်ဆေ့ခ်ျပို့ရန် နေ့စဉ်စာရင်း

Open Follow-ups (/follow-ups) from the sidebar. It aggregates members whose plans expire in the next 7 days or expired in the past 30 days.

1. One-Tap Outreach

Tap Call, Viber, or SMS (with pre-typed polite reminder message).

2. Record Call Result

Select: No answer, Thinking about it, Will renew, or Not coming back.

3. Smart Hiding

Members marked No answer hide until tomorrow so receptionists never accidentally call someone twice in one day.

Birthdays This Week Widget: When an active member has a birthday in the next 7 days, a celebratory card appears automatically on the dashboard with their name and age, offering a friendly opportunity to build gym community.

ဘေးမီနူးရှိ Follow-ups (/follow-ups) သို့သွားပါ။ လာမည့် ၇ ရက်အတွင်း သက်တမ်းကုန်မည့်သူများနှင့် လွန်ခဲ့သော ရက် ၃၀ အတွင်း သက်တမ်းကုန်ဆုံးခဲ့သူများကို တစ်စုတစ်စည်းတည်း ဖော်ပြပေးပါသည်။

၁။ တစ်ချက်နှိပ် ဆက်သွယ်ခြင်း

ဖုန်းခေါ်ရန် Call၊ Viber သို့မဟုတ် SMS ကို နှိပ်ပါ (သက်တမ်းတိုးရန် ယဉ်ကျေးစွာ သတိပေးစာ အသင့်ပါဝင်သည်)။

၂။ ဆက်သွယ်မှု ရလဒ် မှတ်သားခြင်း

ရွေးချယ်ပါ - ဖုန်းမကိုင်ပါ၊ စဉ်းစားနေဆဲ၊ သက်တမ်းတိုးမည် သို့မဟုတ် ပြန်မလာတော့ပါ။

၃။ နေ့စဉ်စာရင်း အလိုအလျောက် ရှင်းလင်းခြင်း

ဖုန်းမကိုင်ပါ ဟု မှတ်ထားသူများကို မနက်ဖြန်အထိ စာရင်းထဲမှ ခေတ္တဖျောက်ထားပေးသဖြင့် ဝန်ထမ်းများ တစ်ရက်တည်းတွင် တစ်ဦးတည်းအား ၂ ကြိမ် မှားယွင်းမခေါ်မိစေပါ။

ယခုတစ်ပတ်အတွင်း မွေးနေ့ရှိသူများ ကတ်ပြား - လာမည့် ၇ ရက်အတွင်း မွေးနေ့ကျရောက်မည့် အသင်းဝင်ရှိပါက ဒက်ရှ်ဘုတ်ပေါ်တွင် အမည်နှင့် အသက်ပါဝင်သော မွေးနေ့ဆုတောင်းကတ်ပြား အလိုအလျောက် ပေါ်လာမည်ဖြစ်သဖြင့် အသင်းဝင်များနှင့် ရင်းနှီးနွေးထွေးမှု တည်ဆောက်နိုင်ပါသည်။
15

15. Close Day (End-of-Day Cash Reconciliation) ၁၅။ နေ့စာရင်းပိတ်ခြင်း (Close Day ငွေရေတွက်မှု)

Blind cash counts, drawer balance formulas, and tamper prevention ဝန်ထမ်းများ မျက်စိမှိတ် ငွေရေတွက်ရသော စနစ်နှင့် ငွေအံဆွဲ စာရင်းကိုက်ညီမှု ဖော်မြူလာ

DRAWER RECONCILIATION FORMULA (MMK):

Expected Cash = Opening Cash + Cash Memberships + Cash Shop Sales + Cash PT Packages − Drawer Expenses

* Note: KBZPay & WavePay go directly to the owner's bank account; they are tracked separately and NEVER counted inside the physical drawer.

Rule 1: Staff Count Blind

Receptionists do not see the system's expected amount while counting. They count the physical banknotes, enter counts in the note denomination helper (10,000s, 5,000s, 1,000s), and tap Close Day. Only after closing does the system reveal: Balanced, Short, or Over. Admins can see the expected amount at all times.

Rule 2: Immutability & Reopening

A day can only be closed once. If a mistake was made, only an Admin has the authorization to Reopen Day. Reopening is flagged with a bright alert banner and permanently recorded in the security audit trail.

ငွေအံဆွဲ စာရင်းကိုက်ညီမှု ဖော်မြူလာ (ကျပ်) -

ရှိရမည့် ငွေသား = မနက်စဖွင့်ငွေ + အသင်းဝင်ကြေးငွေသား + အရောင်းဆိုင်ငွေသား + PT နည်းပြငွေသား − ကောင်တာအံဆွဲမှ ထုတ်သုံးငွေ

* မှတ်ချက် - KBZPay နှင့် WavePay များသည် ပိုင်ရှင်၏ ဘဏ်အကောင့်ထဲသို့ တိုက်ရိုက်ရောက်ရှိသဖြင့် သီးခြားစာရင်းကိုင်ပြီး ကောင်တာငွေအံဆွဲထဲတွင် ထည့်သွင်းမရေတွက်ရပါ။

စည်းမျဉ်း (၁) - ဝန်ထမ်းများ မျက်စိမှိတ် ငွေရေတွက်ရခြင်း

ကောင်တာဝန်ထမ်းများသည် ငွေရေတွက်ချိန်တွင် စနစ်ထဲ၌ ရှိရမည့်ငွေပမာဏကို ကြိုတင်မမြင်တွေ့ရပါ။ လက်ထဲရှိ ငွေစက္ကူများကို အမှန်တကယ် ရေတွက်ပြီး ငွေစက္ကူအမျိုးအစားအလိုက် (၁၀,၀၀၀ တန်၊ ၅,၀၀၀ တန်၊ ၁,၀၀၀ တန် စသည်) ရိုက်ထည့်ကာ နေ့စာရင်းပိတ်မည် ကို နှိပ်ရပါသည်။ စာရင်းပိတ်ပြီးမှသာ စနစ်မှ ကိုက်ညီသည် (Balanced)၊ လိုနေသည် (Short) သို့မဟုတ် ပိုနေသည် (Over) ကို ဖော်ပြပေးပါသည်။ အက်ဒမင်များသည် ရှိရမည့်ငွေကို အမြဲတမ်း ကြည့်ရှုနိုင်ပါသည်။

စည်းမျဉ်း (၂) - စာရင်းပိတ်ပြီးပါက မည်သူမျှ ပြင်မရခြင်းနှင့် ပြန်ဖွင့်ခြင်း

တစ်ရက်လျှင် နေ့စာရင်းကို တစ်ကြိမ်သာ ပိတ်နိုင်ပါသည်။ အကယ်၍ စာရင်းမှားယွင်းခဲ့ပါက Admin သာလျှင် Reopen Day (နေ့စာရင်းပြန်ဖွင့်ရန်) လုပ်ပိုင်ခွင့် ရှိပါသည်။ ပြန်လည်ဖွင့်လှစ်ပါက သတိပေးဘား ပေါ်လာမည်ဖြစ်ပြီး လုံခြုံရေးမှတ်တမ်းတွင် အမြဲမှတ်သားထားမည် ဖြစ်ပါသည်။

16

16. Telegram Daily Summary (Admin Only) ၁၆။ Telegram နေ့စဉ် အစီရင်ခံစာ (Admin Only)

Automated nightly business report sent directly to gym owner's phone Gym ပိုင်ရှင်ထံသို့ နေ့စဉ် ည ၉ နာရီတွင် အလိုအလျောက် သတင်းပို့ပေးသော Telegram Bot စနစ်

5-Minute Bot Setup

  1. In Telegram, message @BotFather and send /newbot.
  2. Copy the HTTP API token into Gym Settings → Bot Token.
  3. Open your new bot and press Start.
  4. Click Find Chat in settings; your Chat ID populates automatically.
  5. Tap Save, then tap Send Test to confirm!

What The Daily Message Contains

  • Cash Drawer Result: Balanced / Short / Over (with exact diff).
  • Financial Totals: Cash vs KPay vs WavePay breakdown.
  • Revenue Sources: Memberships, Shop Sales, PT Packages.
  • Operational Stats: Check-in visits, new members registered, expiring members count.

၅ မိနစ်အတွင်း Bot ချိတ်ဆက်နည်း

  1. Telegram တွင် @BotFather သို့ သွား၍ /newbot ဟု စာပို့ပါ။
  2. ရရှိလာသော HTTP API token ကို ကူးယူပြီး Gym အပြင်အဆင် → Bot Token တွင် ထည့်ပါ။
  3. မိမိဖန်တီးထားသော Bot ကို ဖွင့်၍ Start ကို နှိပ်ပါ။
  4. Gym အပြင်အဆင်မှ Chat ရှာရန် (Find Chat) ကို နှိပ်ပါက Chat ID အလိုအလျောက် ပေါ်လာပါမည်။
  5. သိမ်းမည် (Save) ကို နှိပ်ပြီး စမ်းပို့ရန် (Send Test) ဖြင့် စမ်းသပ်စစ်ဆေးပါ။

နေ့စဉ် ပေးပို့သော အစီရင်ခံစာတွင် ပါဝင်သောအချက်များ

  • ငွေအံဆွဲ အခြေအနေ - ကိုက်ညီမှု / လိုငွေ / ပိုငွေ (တိကျသော ကွာဟချက်ပမာဏနှင့်တကွ)။
  • ငွေကြေးစုစုပေါင်း - Cash၊ KPay နှင့် WavePay ခွဲခြားပြသမှု။
  • ဝင်ငွေရရှိမှု ကဏ္ဍများ - အသင်းဝင်ကြေး၊ အရောင်းဆိုင်ရငွေ၊ PT နည်းပြခရငွေ။
  • နေ့စဉ် လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်မှု - လာရောက်လေ့ကျင့်သူ၊ အသင်းဝင်အသစ်၊ သက်တမ်းကုန်ဆုံးမည့်သူ အရေအတွက်။
17

17. Personal Training (PT Management) ၁၇။ PT သီးသန့်နည်းပြ စီမံခန့်ခွဲမှု (Personal Training)

PT package sales, session burn tracking, and automated trainer payroll နည်းပြအစီအစဉ် ရောင်းချခြင်း၊ လေ့ကျင့်ချိန် သုံးစွဲမှုနှင့် နည်းပြခ တွက်ချက်ခြင်း

Gym Personal Training and Membership Package Setup

Figure 8: Personal Training & Membership Package Configuration with session counts and pricing. ပုံ (၈) - သီးသန့်နည်းပြ အစီအစဉ်များ၊ အကြိမ်အရေအတွက်နှင့် ဈေးနှုန်း သတ်မှတ်ခြင်း။

1. Sell Package

On member profile, select PT package, assign dedicated trainer, and record payment.

2. Burn a Session

Tap Use Session when member trains. Session count decrements in real-time with trainer timestamp.

3. Automated Trainer Pay

View exact monthly session count and commission earned per trainer in Trainer Pay.

Accounting Rule: Trainer pay is automatically subtracted in Reports. Do not record trainer PT pay as an expense in Expenses module, otherwise it would be double-counted!

၁။ PT အစီအစဉ် ရောင်းချခြင်း

အသင်းဝင်၏ စာမျက်နှာတွင် PT အစီအစဉ်ကို ရွေးချယ်ပြီး နည်းပြသတ်မှတ်ကာ ငွေပေးချေမှုကို မှတ်တမ်းတင်ပါ။

၂။ လေ့ကျင့်ချိန် သုံးစွဲခြင်း

အသင်းဝင် လာရောက်လေ့ကျင့်ချိန်တွင် လေ့ကျင့်ချိန် သုံးမည် (Use Session) ကို နှိပ်ပါ။ နည်းပြအမည်၊ အချိန်နှင့်တကွ ကျန်ရှိသည့် အကြိမ်အရေအတွက် အလိုအလျောက် လျော့သွားပါမည်။

၃။ နည်းပြခ အလိုအလျောက် တွက်ချက်ခြင်း

နည်းပြတစ်ဦးချင်းစီ၏ လစဉ် လေ့ကျင့်ပေးခဲ့သော အကြိမ်အရေအတွက်နှင့် ရရှိမည့် ကော်မရှင်ခကို Trainer Pay တွင် တိကျစွာ ကြည့်ရှုနိုင်ပါသည်။

စာရင်းကိုင် စည်းမျဉ်း - နည်းပြခ (Trainer Pay) ကို အစီရင်ခံစာ (Reports) တွင် အလိုအလျောက် နှုတ်ယူတွက်ချက်ပေးပြီး ဖြစ်ပါသည်။ ထို့ကြောင့် နည်းပြခကို အသုံးစရိတ် (Expenses) စာရင်းထဲတွင် ထပ်မံမထည့်ရပါ။ ထည့်ပါက စာရင်း ၂ ခါ ထပ်သွားပါမည်။
18

18. Troubleshooting & Frequently Asked Questions ၁၈။ အမေးများသော မေးခွန်းများနှင့် အခက်အခဲဖြေရှင်းနည်းများ (FAQ)

Practical solutions to front-desk hardware, permissions, and network questions ကောင်တာတွင် ကြုံတွေ့ရတတ်သော ပြဿနာများနှင့် ချက်ချင်းဖြေရှင်းနည်းများ

Q: The QR Camera Scanner won't turn on. မေး - ကင်မရာ QR စကင်နာ ဖွင့်မရဖြစ်နေပါသည်။

Answer: Modern web browsers (Chrome, Safari) strictly require a secure context (https:// or localhost) to access cameras. Ensure your domain has an active SSL certificate. Check that camera access is set to "Allow" in browser site settings. အဖြေ - ဘရောက်ဇာများ၏ လုံခြုံရေးစည်းမျဉ်းအရ ကင်မရာသုံးရန် SSL (https://) ရှိရပါမည်။ ဘရောက်ဇာ Setting → Site Settings → Camera တွင် "Allow" ခွင့်ပြုထားခြင်း ရှိမရှိ စစ်ဆေးပါ။

Q: A member checked in by mistake. How can we fix it? မေး - အသင်းဝင် မှားယွင်းတက်ရောက်မိပါက မည်သို့ ပြန်ပြင်ရမည်နည်း။

Answer: An Admin can navigate to the Dashboard's Recent Check-ins list or the member's profile page and tap the red trash icon beside the check-in. Staff accounts cannot delete records. အဖြေ - စီမံခန့်ခွဲသူ (Admin) အကောင့်ဖြင့် ဒက်ရှ်ဘုတ်ရှိ လတ်တလောစာရင်းမှ အနီရောင်အမှိုက်ပုံးပုံကို နှိပ်၍ အတည်ပြုဖျက်နိုင်ပါသည်။

Q: Close Day shows "Short" but no money is missing. မေး - နေ့စာရင်းပိတ်ရာတွင် ငွေလိုနေသည်ဟု ပေါ်နေသော်လည်း အမှန်တကယ် မပျောက်ပါ။

Answer: Usually an expense was paid from the drawer without ticking "Paid with cash from the front-desk drawer", or a digital payment was recorded as Cash. An Admin can correct the record and tap Reopen Day to recount. အဖြေ - အသုံးစရိတ်တွင် "ကောင်တာ ငွေအံဆွဲထဲမှ ငွေသားဖြင့် ပေးခဲ့သည်" ကို အမှန်ခြစ်ရန် မေ့လျော့ခဲ့ခြင်း သို့မဟုတ် KPay ငွေကို ငွေသားအဖြစ် မှားရွေးခဲ့ခြင်းကြောင့် ဖြစ်တတ်ပါသည်။ အက်ဒမင်မှ စာရင်းပြင်ဆင်ပြီး နေ့စာရင်း ပြန်ဖွင့် (Reopen Day) ကာ ပြန်လည်ပိတ်နိုင်ပါသည်။

Q: Myanmar characters appear jumbled in Excel when opening CSV exports. မေး - CSV ဒေါင်းလုဒ်ဆွဲပြီး Excel တွင် ဖွင့်ပါက မြန်မာစာများ ပျက်နေပါသည်။

Answer: All CSV files from this system are encoded in UTF-8 with BOM, which instructs Excel to render Myanmar Unicode automatically. Ensure your device is opening the file with modern Microsoft Excel 2016+ or Google Sheets, not legacy non-Unicode viewers. အဖြေ - စနစ်မှ ထုတ်ပေးသော CSV ဖိုင်များသည် UTF-8 with BOM ပုံစံဖြင့် တည်ဆောက်ထားသဖြင့် Excel တွင် မြန်မာယူနီကုဒ်ဖြင့် တိုက်ရိုက်မှန်ကန်စွာ ပွင့်ပါသည်။ အကယ်၍ ဇော်ဂျီသုံးထားသော ကွန်ပျူတာဟောင်းများတွင် ဖွင့်ပါက ဖောင့်မမှန်နိုင်သဖြင့် ယူနီကုဒ် ထည့်သွင်းထားသော Excel သို့မဟုတ် Google Sheets ဖြင့် ဖွင့်ပါ။

Gym Deployment & Support Gym စနစ် တပ်ဆင်ခြင်းနှင့် အကူအညီ

Ready to implement this system in your gym? သင့် Gym တွင် ဤစနစ်ကို ထည့်သွင်းအသုံးပြုလိုပါသလား

We provide complete turnkey deployment on your private server, hardware setup, and bilingual staff training in Yangon and nationwide. သင့်ကိုယ်ပိုင်ဆာဗာတွင် စနစ်ထည့်သွင်းခြင်း၊ ကောင်တာတက်ဘလက်နှင့် QR ကင်မရာများ တပ်ဆင်ပေးခြင်းနှင့် ဝန်ထမ်းများအား သင်ကြားပေးခြင်း အပြည့်အစုံ ဆောင်ရွက်ပေးပါသည်။

System Overview စနစ်အချက်အလက် Viber Chat